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创业CEO分享教你如何写一封专业邮件增订版

发布时间:2020-03-11 11:47:30 阅读: 来源:制棒机厂家

导语: 如何写出让主管快速掌握内容重点且达成目标的邮件,这对在职者而言应该是职场技能中很重要的一环。

上个月写了一篇针对职场新人的《CEO教你如何写一封专业邮件》后,引起许多人关注,这促使我想再写一篇加强版来分享更多关于写邮件的细节要点,使读者能掌握更多实用技巧。

1. 邮件主标题新增技巧版 上次只说邮件标题需注重一目了然,用【主旨】+【叙述】的格式。此次补充几点: 代表公司对外发邮件时最好在主旨内写上公司名,显得更为正式,因而能增加开启合作的可能性。常见情况就是对外部门发给潜在客户的邮件,或是针对合作客户的会议邀请邮件,此时可以在标题中直接写公司名称,以便加深印象。 公司对内邮件则在主旨内写上部门名 加强提醒,以便合作部门及时查收反馈。

2. forward reply only 和 reply to all 的用法 转发(forward)、单一回复(reply only)和全部回复(reply to all)这几个用法还是很讲究的,我列了几个情境稍加说明: 1)原有N个人在邮件组内,当要回复的内容只针对特定人员、但是内容跟讨论的主题相关,建议用to(指定人员),其他人为CC(抄送); 2)原有N个人在邮件组内,要回复的内容跟所有人相关、并希望他们都知晓此事,建议用法reply all; 3)原有N个人在邮件组内,要让不在组内的特定者知晓此事,请to此人,并且除非有特殊原因,不然就CC原有组内的N个人。 4)如果想让特定主管知晓邮件内容,建议在回复邮件时顺带增加人员到mail loop(邮件讨论组),并在邮件内容上说明组内人员新增的情况(这一定要注意)。

小秘方: 1)我常常发现自己写给下属并CC相关部门的邮件,回复对象仅仅只是我,这是一个非常不专业的错误; 2)同一封邮件to & cc相关人员不止一个时,避免各自单独交流或不回复,以免讯息不对等; 3)国内常常利用QQ交流沟通细节,请概括总结以后回复邮件以利大家知晓,就算是QQ群组沟通也请整理汇总再E-mail; 4)同一议题、回复相关内容或更新进度时,请用原E-mail回复和往来,勿另起邮件。

3. 附件的使用 很多时候我们会需要利用附件来沟通更完整讯息,补充几个这方面的注意事项: 1)许多公司收邮件有对附件容量的控制,所以请注意附件大小,以免因被退件而遗失讯息; 2)有时候邮件需要提供多个附件,建议在内容相关段落标记附件名称(如具体数据详见附件《***》),便于收件人查询附件; 3)任何情况下都建议附件名称具体化,不用附件1、附加2等笼统名称,以便收件人存档时能与内容匹配; 4)考虑到许多客户端适配的问题,改掉在邮件内直接黏贴附注信息的习惯,尽量用附件(excel、图片等)取代,以免邮件读取出错。

4. 会议邀请 会议邀请是件非常重要的事情,尤其商务性邀请,所以写会议邀请邮件需要更加注意,在内容上必须具备以下四项: 1)会议主旨:简单明确的会议目的; 2)会议时间:请确保时间是已经过双方确认的; 3)与会人员:双方与会人员(这点非常重要,因为牵扯到与会人员的部门&职称、对应需要派出的人员是否为同一位阶,以及相关支持部门是否与会以确保会议沟通顺利); 4)会议主旨:如果是正式的商务会议邀请,建议明确会议日程表及每个日程表的时间和负责人,以确保与会人员了解会议流程并准备好相关资料。

小秘方: 1)如果是正式商务邀请,建议在描述与会人员时有完整的名字、部门、职称,这既是礼仪,也能确保双方派出人员是对等的; 2)如果有较重要资料(如一些报告、数据、讯息等),建议在会前发给与会人员,确保参会者提前有所了解,以精简会议节奏和时间。

除了掌握以上几大要点外,还需要学习的一项是:如何写出让主管快速掌握内容重点且达成目标的邮件,这对在职者而言应该是职场技能中很重要的一环。 我依据个人习惯和偏好将发给主管的邮件分为4大类,每一类附加注意事项,希望这部分私人分享有助于你在给你主管写邮件时,更好地掌握对方思绪,使邮件往来更有效。

1)报告性邮件 例如:销售部门向领导汇报Q1销售数据的邮件 这类邮件要先交代报告事件的结果,再交代报告事件的背景或执行过程。大部分主管都不喜欢邮件内容长篇大论,所以必须抓住清楚目的和事情结果这两个要点,使你的主管快速了解这封邮件的意义,然后他才会往下做更深入的了解。 所以如果是报告Q1销售数据的邮件,你应该先写销售总额,再写销售金额分布,然后才是销售金额的细项及一些特殊的案例。

2)要求性邮件 例如:产品主管想要让领导去push技术人员完成某个产品需求的邮件 这类邮件要开门见山直接说目的(这目的可能是一个特殊要求,或是需要主管支持的事情),然后再说原因或缘由,避免让主管去花时间看一封一头雾水的邮件。 所以在如果要写例子里的这封邮件,你应该要告诉主管,你需要他支持做什么事情,然后再叙述为何提出这个需求,以及加快开发进度可能会产生的影响。

3)汇总性邮件 例如:部门主管汇报每周重点工作安排等例行性报告的邮件 这类邮件比较没有优先级,故可以依据要点来评述重点及概要,并可以交待相关配合人员和部门,不过得注意避免过多文字叙述。 在例子里的这类邮件中,你应该逐条写出工作项目,对于一些需要注意的任务就加标注,如果是比较重要的事件,则依据此工作任务做延伸即可。

4)项目性邮件 项目性邮件比较好理解,通常是交代一些项目性的任务。 这类邮件邮件通常会牵扯到人(负责人&相关合作部门)、事(明确的任务名称)、时 (完成时间或是重要的时间项)、地(地点)、物(牵扯资产或是所需支持物品)。如果有一些重要的里程碑,请加强标注。 所以在项目性邮件中,你应该完整交待人、事、时、地、物。

良好的邮件习惯和技能,不仅能提高自身工作效率,也能帮公司及主管降低沟通成本、提高经营管理效果。希望以上的经验分享能帮助在职者掌握更多良好的邮件技巧,在邮件往来过程中更轻松有效。 (本文作者系果合移动广告执行CEO韩沂纹)

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